Η έρευνα σε Υποθηκοφυλακεία και Κτηματολογικά Γραφεία είναι βασικό κομμάτι της δουλειάς κάθε δικηγόρου που ασχολείται με ακίνητα. Στόχος της είναι να εντοπιστεί:
- η νομική κατάσταση του ακινήτου,
- η αλυσίδα των τίτλων (ποιος το είχε, πώς το απέκτησε, σε ποιον το μεταβίβασε),
- τυχόν εμπράγματα βάρη (υποθήκες, προσημειώσεις),
- κατασχέσεις και
- δικαστικές διεκδικήσεις.
Στον παρόντα οδηγό εξετάζουμε τη διαδικασία έρευνας στο Υποθηκοφυλακείο.
Έρευνα στο Υποθηκοφυλακείο
Για να ξεκινήσεις, χρειάζεσαι:
- Ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, μητρώνυμο του προσώπου που ελέγχεις.
- Τόπο/περιοχή του ακινήτου (για να ξέρεις ότι είσαι στο σωστό Υποθηκοφυλακείο).
- Τίτλο Κτήσεως: Μπορείς να ζητήσεις το συμβόλαιο του φερόμενου ως πωλητή
Μέθοδος Α: Έρευνα με αλφαβητικό ευρετήριο (το κλασικό σενάριο)
Στα περισσότερα Υποθηκοφυλακεία, η έρευνα ξεκινά από το αλφαβητικό ευρετήριο.
Βήμα 1 – Εύρεση στο ευρετήριο
- Πας στο αλφαβητικό ευρετήριο με βάση το.
- Βρίσκεις το όνομα. (με πλήρη στοιχεία).
- Δίπλα, αναφέρονται συνήθως:
- αριθμοί και τόμοι μεταγραφών,
- ή και άλλα στοιχεία (βάρη).
Βήμα 2 – Μετάβαση στο βιβλίο μεταγραφών
- Με βάση τον τόμο και αριθμό που σημείωσες, πας στο βιβλίο μεταγραφών.
- Ανοίγεις την αντίστοιχη εγγραφή και διαβάζεις ολόκληρη την πράξη.
Εκεί θα δεις:
- περιγραφή του ακινήτου (διεύθυνση, όροφος, τ.μ. κ.λπ.),
- τρόπο κτήσης (πώληση, δωρεά, γονική παροχή κ.ά.),
- ποιος ήταν ο προηγούμενος κύριος.
Βήμα 3 – Εντοπισμός του ακινήτου που σε ενδιαφέρει
Επειδή στο όνομα του προσώπου μπορεί να έχουν μεταγραφεί πολλά ακίνητα, δεν σε ενδιαφέρουν όλες οι εγγραφές, αλλά:
- ανοίγεις κάθε σχετική μεταγραφή,
- ελέγχεις αν πρόκειται για το ακίνητο που σε ενδιαφέρει,
- μόλις το εντοπίσεις, σημειώνεις προσεκτικά τα στοιχεία (τόμος, αριθμός, ημερομηνία, συμβολαιογράφος).
Βήμα 4 – Ακολουθείς την αλυσίδα τίτλων προς τα πίσω
Από το συμβόλαιο που βρήκες:
- εντοπίζεις τον προηγούμενο κτήτορα,
- σημειώνεις πάλι τόμο και αριθμό του τίτλου με τον οποίο εκείνος απέκτησε,
- πηγαίνεις στον αντίστοιχο τόμο,
- διαβάζεις το επόμενο συμβόλαιο,
- συνεχίζεις προς τα πίσω.
Έτσι χτίζεις την αλυσίδα τίτλων: από τον σημερινό ιδιοκτήτη προς τον προηγούμενο, πιο πίσω κ.ο.κ.
Μέθοδος Β: Έρευνα σε ηλεκτρονικό υπολογιστή (όπου υπάρχει μηχανογράφηση)
Σε κάποια Υποθηκοφυλακεία, αντί για κλασικό αλφαβητικό βιβλίο, υπάρχει ηλεκτρονικό σύστημα αναζήτησης.
Εκεί:
- Αντί να ανοίξεις το ευρετήριο σε χαρτί, κάθεσαι στον υπολογιστή.
- Πληκτρολογείς τα στοιχεία του προσώπου (συνήθως επώνυμο, όνομα, ενδεχομένως πατρώνυμο).
- Το σύστημα εμφανίζει όλες τις μεταγραφές στο όνομα αυτού του προσώπου.
Στη συνέχεια η λογική είναι ίδια με το βιβλίο:
- Ανοίγεις μία-μία τις εγγραφές που εμφανίζει ο υπολογιστής.
- Διαβάζεις τα στοιχεία κάθε πράξης μέχρι να βρεις αυτή που αφορά το συγκεκριμένο ακίνητο που σε ενδιαφέρει.
- Μόλις τη βρεις, σημειώνεις τόμο και αριθμό.
Μετά:
- Πας στο φυσικό βιβλίο μεταγραφών,
- βρίσκεις τον τόμο και τον αριθμό που σημείωσες,
- διαβάζεις το συμβόλαιο ολόκληρο,
- εντοπίζεις τον προηγούμενο κτήτορα και ξανά: τόμος–αριθμός–επόμενο συμβόλαιο.
👉 Σημαντικό:
Η ύπαρξη υπολογιστή δεν αλλάζει τη νομική μέθοδο. Απλώς αντικαθιστά το αλφαβητικό ευρετήριο.
Η ουσία είναι πάντα:
- εντοπίζω το ακίνητο,
- ακολουθώ την αλυσίδα τίτλων,
- ελέγχω για βάρη.
Δεν μένουμε στα 20 χρόνια – γιατί έχει σημασία
Συχνά ακούγεται στην πράξη: «Έρευνα 20ετίας». Αυτό όμως μπορεί να οδηγήσει σε παρεξήγηση, ειδικά στα βάρη.
- Λόγω παραγραφής, δεν υπάρχει αξίωση μετά την πάροδο 20 ετών.
- Όμως για υποθήκες, προσημειώσεις, κατασχέσεις δεν σταματάς μηχανικά στα 20 χρόνια, διότι εξακολουθεί να επιβαρύνει το ακίνητο, είναι πολύ πιθανό η τράπεζα να μη χορηγήσει δάνειο στον υποψήφιο αγοραστή, μπορεί να «παγώσει» η συναλλαγή μέχρι να γίνει εξάλειψη, ρύθμιση κ.λπ.
Γι’ αυτό, στη δουλειά σου:
- δεν μένεις στα 20 χρόνια,
- ελέγχεις μέχρι να είσαι σίγουρος ότι δεν υπάρχει ενεργό βάρος χωρίς εξάλειψη,
- δίνεις πάντα εικόνα για εκκρεμότητες.
Ηλεκτρονική έρευνα αρχείων Υποθηκοφυλακείων (archive.ktimatologio.gr)
Πέρα από την έρευνα μέσα στο Υποθηκοφυλακείο, υπάρχει και η ηλεκτρονική έρευνα αρχείων μέσω:
Υπηρεσία Έρευνας Αρχείων Υποθηκοφυλακείων
(archive.ktimatologio.gr)
Με βάση το ΦΕΚ Β’ 7781/31.12.2023, για ορισμένες περιοχές έχουν αναρτηθεί ψηφιακά αντίγραφα βιβλίων.
Με τους κωδικούς της Ολομέλειας μπορείς:
- να επιλέξεις Υποθηκοφυλακείο και κατηγορία βιβλίου,
- να δεις ποια βιβλία έχουν ανέβει,
- να ανοίξεις το βιβλίο που σε ενδιαφέρει,
- να ερευνήσεις ψηφιακά το περιεχόμενό του,
- να κάνεις λήψη σελίδων που χρειάζεσαι.
Έλεγχος βαρών – τι κάνουμε με τις υποθήκες, προσημειώσεις και κατασχέσεις
Είτε δουλεύεις με ευρετήριο, είτε με υπολογιστή, τα βάρη εντοπίζονται:
στο ευρετήριο, με σχετικές ενδείξεις δίπλα στο όνομα,
στο ηλεκτρονικό σύστημα, σε χωριστό τμήμα κάτω από τις μεταγραφές.
Η διαδικασία είναι:
Ανοίγεις κάθε βάρος (υποθήκη, προσημείωση, κατάσχεση).
Ελέγχεις αν αφορά το συγκεκριμένο ακίνητο που ερευνάς.
Ελέγχεις αν το βάρος έχει εξαλειφθεί (π.χ. με πράξη εξάλειψης υποθήκης, άρση κατάσχεσης κ.λπ.).
Εάν βρεις βάρος που αφορά το ακίνητο και δεν έχει εξαλειφθεί:
ενημερώνεις άμεσα τον πελάτη σου
Πρακτικές συμβουλές κατά την έρευνα
- Χρειάζεσαι ησυχία και συγκέντρωση. Η έρευνα δεν είναι «αγγαρεία», είναι λεπτομερής νομικός έλεγχος.
- Μην περιμένεις από τον υπάλληλο να «κάνει την έρευνα για σένα». Η ευθύνη είναι δική σου.
- Κράτα οργανωμένες σημειώσεις με:
- τόμο, αριθμό, σελίδα,
- ημερομηνία πράξης,
- συμβολαιογράφο,
- είδος πράξης.
- Στο τέλος, προσπάθησε να έχεις καθαρή εικόνα:
- ποιος είναι ο σημερινός κύριος,
- πώς απέκτησε,
- αν υπάρχουν βάρη ή εκκρεμείς διεκδικήσεις,
- αν υπάρχει κάτι που μπορεί να εμποδίσει δάνειο ή μεταβίβαση.